이 글은 Kabir Sehgal의 How to Write Email with Military Precision 을 보고, 대충 번역하여 작성한 글입니다.
군대에서는, 잘못 작성한 메일은 임무의 실패로 직결된다. 그래서 항상 간결하고 명확하며 수신자로 하여금 자신의 의도를 빠르게 전달할 수 있도록 적어야하고, 이러한 기술은 군인이 아니더라도 충분히 활용할 수 있다. 군인처럼 메일을 작성할 수 있는 팁 세 가지를 소개한다.
## 1. 제목에 키워드를 포함하기
당신이 메일을 보내면 수신자는 가장 먼저 당신의 이름과 메일의 제목을 보게된다. 그러므로 제목에는 메일의 의도를 명시할 필요가 있다. 군인들은 메일의 내용을 한눈에 드러내기 위해 다음과 같은 키워드를 사용한다:
- 행동(ACTION) : 수신자는 어떠한 행동을 할 필요가 있다
- 결재(SIGN) : 수신자의 결재가 필요하다
- 정보(INFO) : 단순히 정보 제공이 목적으로, 회신이나 행동을 할 필요는 없다
- 결단(DECISION) : 수신자의 결단이 필요하다
- 요구(REQUEST) : 수신자의 허가나 승인을 요구한다
- 조정(COORD) : 수신자와의 조정 또는 수신자에 의한 조장이 필요하다
예를들어, 현재 상태를 단순히 보고하는 메일을 보낼때는 제목을 정보 - 상태 보고 라고 짓는다. 혹은 당신이 휴가를 내고 싶어 상사에게 그 허가를 요청하고 싶다면 제목을 요구 - 휴가 라고 짓는다. 이런 방법은 어색해 보일 수 있으나, 이렇게 적은 메일 제목은 수신자에게 확실히 보일 것이고, 수신자가 메일에서 뭘 원하는 건지 알아내려고 씨름할 필요도 없어진다. 또한 메일을 적는 당신도 메일을 보내기 전에 자신이 수신자에게 무엇을 원하는건지 검토할 수 있다.
## 2. Bottom Line Up Front (BLUF)
BLUF는 메일의 처음에 나오는 짧은 문장을 의미한다. (군대에선 모든 것을 줄여서 말한다) 이 BLUF는 육하원칙(누가, 무엇을, 어디서, 언제, 왜, 어떻게) 메일의 목적과 수신자의 행동에 대해 명시한다. 효과적인 BLUF는 수신자에게 가장 중요한 정보를 함축하여 전달한다. Air Force Handbook 에서 발췌한 BLUF의 예를 보자:
BLUF: 13년 10월 29일 부터, 모든 Air Force Doctrine Document(AFDDs)는 폐지되었고, core doctrine volume과 doctrine annex로 대체되었다.
이 BLUF는 독자가 빠르게 결정된 사실과 새 절차의 적용 시점을 이해할 수 있게 해준다. 독자는 왜 이러한 결정이 내려졌는지에 대한 배경을 구구절절 들을 필요 없이 일단 빠르게 정보를 얻고 이 사실이 자신에게 어떤 영향을 미치는지 이해할 수 있다.
필자는 군대 밖에선 BLUF라는 약어는 사람들에게 혼란을 줄 수 있으므로, 볼드 처리된 결론 이라는 용어를 사용한다. (원문: Bottom Line) 필자가 실제로 사용한 BLUF의 예시이다:
제목: 정보 - 자택근무
Shannon,
결론 : 우리는 11월 1일부터, 직원들이 집에서 근무할 수 있는 일수를 일주일에 3일에서 1일로 줄일 것입니다.
배경 :
- 이 결정은 팀의 사기를 증진하고 협력을 증가시키기 위함입니다.
- 경영위원회는 전원 이 결정을 지지했습니다.
Shannon은 제목의 정보 라고 적혀있는 것을 보고 이 메일에 어떠한 답장도 필요 없음을 유추할 수 있다. 그리고 결론 덕분에 어떤 정보를 전달하려 하는지 바로 눈치챌 수 있다. 이 결정이 중대하고 앞으로의 근무에 많은 영향을 줄 것이기 때문에 이 결정이 이미 만장일치로 통과된 사항이라는 것과, 회사에 긍정적인 영향을 주기 위한 노력이었다는 것이 배경 에 주어져있다.
## 3. 경제적이 되자
군인들은 짧은 메일이 긴 메일보다 효과적이라는 사실을 안다. 그래서 모든 정보를 한 화면에 담아 수신자가 스크롤할 필요가 없도록 한다. 또한 문장을 쓸데없이 길게 만드는, 공군 매뉴얼의 말을 빌려, "문장을 늘리고 꼬이게 만들 뿐만 아니라, 탁하게(muddy) 만드"는 수동태의 사용을 지양한다. 대신에, 누가 행동을 한 것인지 명확한 능동태를 사용한다. "공장이 F18에 의해 폭격당했다"(원문: The factory was bombed by an F18) 대신에, "F18이 공장을 폭격했다"(원문: An F18 bombed the factory)라고 적는다. (역자 - 영어의 문법은 동사가 앞에 오므로 원작자는 동사가 바로 올 수 있는 능동태(원문: active voice, which puts nouns ahead of verbs)를 사용하라고 했지만, 한국어는 그렇지 않다. 그래도 능동태의 사용은 한국어에서도 문장의 길이를 짧게하고 주어와 객체의 관계를 명확히 하므로 능동태의 사용이 좋을 것이다)
짧은 메일이 더 효율적이어도, 군대에선 긴 메일도 많이 사용한다. 만약 어떤 메일이 많은 설명을 필요로 하면, 위의 필자의 예 처럼 당신은 BLUF 뒤에 배경 정보를 적어야할 것이다.
마지막으로, 수신자의 메일 수신함이 엉망이 되는 것을 막기 위해, 군인들은 보통 첨부파일을 이용하는 것 보다 파일로 연결할 수 있는 링크를 선호한다. 이는 나중에 파일이 업데이트되어도 수신자가 가장 최신의 파일을 빠르게 받을 수 있게 해준다. 또한 파일이 있는 링크에서 이 링크를 연 사람이 정말 수신자가 맞는지, 수신자가 이 파일을 볼 권한이 있는지 인증할 수도 있다.
군인처럼 메일을 작성하면, 당신은 당신의 동료와 고객에게 당신의 간결하고 명확한 메일을 소개할 수 있을 것이다.(원문: you will introduce a kernel of clarity to your correspondence and that of your colleagues and clients)
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